Inlägg märkta ‘Planering’

Gott Nytt 2010

21 januari, 2010

Efter en lång och härlig julledighet är det äntligen dags att sätta tänderna i nya projekt och nya utmaningar.

Nyåret är alltid en tid för reflektion och eftertanke, en chans att utvärdera året som gått och blicka framåt mot året som kommer. 2010 kommer bli ett fantastiskt projektår, inte minst som ekonomin världen över nu definitivt vänt uppåt.

För min egen del planerar jag att fokusera på kommunikation och dokumentation i mina projekt i år. Erfarenheter från projekten under hösten säger mig att de är viktiga områden där jag kan bättra mig.

Jag ska också utvärdera mitt bloggande. Eventuellt kommer jag inte blogga så intensivt om mina egna projekt, utan istället fokusera på vad som händer i branchen. Låt oss hoppas att 2010 blir ett år av förändringar.

Andra leveransen

20 november, 2009

Snart är det dags att få iväg andra leveransen i Projekt S. Den här gången är det inte alls lika stort som förra gången, så det kan inte gå lika illa.

Denna veckans något mindre arbetsbörda har också gett projektgruppen chansen att återhämta oss lite. En del av det som knappt gick att leverera sist kunde vi fila på utan att behöva skjuta på dagens leverans. Men det är självklart så att det är massor av saker som måste göras i projektet och det hade inte skadat med lite mer luft i tidplanen.

Utvecklingen

10 november, 2009

Utvecklingen i Projekt S går framåt, dock inte utan vissa motgångar. Några rejäla tabbar hör ett stort projekt till, antar jag…

Det är synd att de största problemen drabbar de delar av projektet som är mest tidskritiska, både viktiga för kunden och tight planerade. Men det är kanske inte så konstigt, Murphys lag och allt det där…

Än så länge har jag dock lyckats hålla mig borta från programmerandet, och än så länge har det inte inneburit något problem. Tack vare mina kompetenta kollegor.

Allt rullar på

6 november, 2009

Arbetet med Projekt S är i full gång och än så länge ser det ut som planen håller. Alla verkar nöjda, både uppåt och nedåt i organisationen, även om det grumsades lite över att vi inte kommer bli färdiga riktigt lika snart som vi räknade med när vi offererade projektet.

Detta är inte bara mitt första stora projekt som projektledare, det är också det första där jag aktivt försöker hålla mig borta från att utveckla själv. Det är mest för att experimentera lite och testa hur det är att leda ett projekt där man inte har fullständig koll på implementationen. Tanken är att testa min och organisationens förmåga att separera projektledarrollen från utveckling och implementation. Kan jag hålla fingrarna borta från detaljerna?

Projektplanering

4 november, 2009

Nu har jag kommit igång ordentligt med planeringen av Projekt S. Igår hade vi ett uppstartsmöte med teamet där vi gick igenom allt vi måste hinna med och gjorde detaljerade tidsuppskattningar. Idag har jag satt ihop dem och satt upp tider för de olika milstolparna. Jag tycker att det är svårt att gå från tidsuppskattningar i effektiva timmar till leveransdatum. Med tidsuppskattningar kan man säga är lite flummiga och att man har andra projekt som tar tid, men ett datum är ett datum. Jag är dessutom lite osäker på hur mycket tid per dag vi faktiskt kan jobba effektivt…

Vi har en fast deadline då kunden måste gå live och som ett litet bolag med många järn i elden så har vi begränsat med resurser att ta till. Som tur är så ser planen ut att passa precis så att vi blir färdiga före deadline!

Missade halva specen

23 oktober, 2009

Idag inträffade något som var ganska pinsamt. För någon vecka sedan tog vi in ännu ett litet kundprojekt, en anpassning av våra befintliga tjänster till en ny typ av kund. Med en ny typ av kund kommer också osäkerhet, både från vår sida, men även från kunden, som inte vet riktigt vad han ska vänta sig.

Jag tyckte dock det gick bra. Vi kom överens om vad som skulle ingå i leveransen och en tid för överlämning, typ idag. När jag skickat över alla filer och instruktioner kände jag mig riktigt nöjd med väl förättat värv. Inte för att det löpt helt smärtfritt, men jämfört med andra projekt vi slitit med på sistone så var det rena succén.

Det dröjde dock inte länge förrän kunden hörde av sig och undrade var resten av leveransen var. Till en början förstod jag ingenting, men efter lite grävande kom vi fram till att kunden förväntade sig ungefär dubbla leveransen. Efter ytterligare en stunds grävande, nu i säljarens material hittade vi några Power Point-bilder som hänvisade till det kunden saknade. På nåt sätt hade jag lyckats missa halva den presentation säljaren gick igenom på första mötet med kunden jag var med på. (Jag är dock fortfarande inte helt säker på att alla bilder i presentationen faktiskt visades på det mötet, det känns bättre att tro det än att jag fått någon slags blackout under mötet.)

Säljstöd

21 oktober, 2009

En lite oväntad uppgift jag ställts inför allt oftare på sistone är att sälja in projekt till blivande kunder. Det handlar naturligtvis främst om att ta fram specifikationer och lösningsförslag till offerter, men även lite mer spännande utmaningar. Att förstå kundens problem och hitta den bästa lösningen är inte alltid så enkelt, och sen ska man dessutom övertyga kunden om lösningens förträfflighet.

På vilka sätt kan man bäst som projektledare stöda säljarna i sin vardag?

Felanalys

19 oktober, 2009

Under den helgen har jag lagt ganska mycket tid åt att försöka lista ut varför det går som det går med våra projekt. Varför går det så dåligt trots hårt och välstrukturerat arbete? Jag har kommit på några problemområden för mig som projektledare:

Problem med processen

Jag har tagit fram en projektmodell som vi använder. Tyvärr är den inte alls så smidig, och det är oklart om den hjälper eller stjälper. Projektstyrningsprocessen måste förbättras på två punkter. Dels måste modellen bli mer lättarbetad, dels måste vi lära oss jobba enligt den.

Oklar roll

Jag vet inte inte riktigt vad som förväntas av mig, och mina medarbetare och kollegor vet inte heller det. Från min projektledarkurs har jag en klar bild om vad en projektledare ska göra, men min chef verkar ha lite andra idéer.

Saknar stöd

Ofta känner jag att jag är ute på lite djupt vatten, och då finns det ingen riktigt att vända sig till. Jag är den ende projektledaren på företaget, och egentligen den förste. Det finns ingen styrgrupp att vända sig till, vilket naturligtvis leder till andra problem också. Min chef har sina egna problem, men även om han hade tid och lust så hade han nog inte kunnat hjälpa mig ändå.

Svag kommunikation

Vi kommunicerar dåligt i projekten, vilket bland annat leder till oklara specar. Eftersom vi inte vet vad kunden vill ha eller förväntar sig är det svårt att få leveranserna godkända och vi får göra en massa extra jobb.

Jag har uppenbarligen en hel del att ta tag i framöver.

Modellen känns tungrodd

13 oktober, 2009

Nu har vi använt vår nya modell ett tag och det har inte funkat jättebra. För de småprojekt vi jobbat med hittills har det varit mycket jobb med dokumentation som känns helt meningslös.

Jag tror att problemet är tudelat. Dels är projekten för små, egentligen inte projekt alls, för att det ska vara mening att dokumentera så omfattande som modellen föreskriver. Dels finns det en stor ovana på företaget att jobba enligt en väldefinierad process och dokumentera och planera arbetet tydligt. Omställningen gör att allt känns krångligt.

Jag har funderat en del på en mer lättviktig version av modellen, som skulle passa bättre för småprojekt. Kan tänka mig att det kan bli krångligt att utveckla och underhålla två modeller dock.

Mörka moln hopar sig

9 oktober, 2009
Street clock in Globe, Arizona, USA av Bernard Gagnon

Street clock in Globe, Arizona, USA av Bernard Gagnon

Det har märkts en tydlig attityd förändring på kontoret de senaste dagarna. Det började försiktigt, knappt märkbart, men nu går det inte att ungå. Stämningen är pressad och folk är frustrerade, vi sliter med småprojekten, men kommer inte framåt.

Projekten är så löst och luddigt specificerade att vi inte alls jobbar effektivt. I nåt projekt kommer vi helt enkelt inte närmare målet för vi vet inte vad det är, i ett annat gjorde vi något annat än vad kunden väntade sig. De dåliga specarna gör att alla projekt verkar gå som på räls fram till leveransdags, då får vi göra om och lägga till för göra kunden nöjd. Det innebär också att de projekt jag tänkt låta bli att engagera mig fullt i, eftersom de ändå var så nära avslut, drar ut på tiden och att jag måste styra upp dem. Suck!

Med tanke på det klena resultat vi får ut av allt arbete vi lägger ner är det inte konstigt om humöret sviktar. Vad göra?