En lite oväntad uppgift jag ställts inför allt oftare på sistone är att sälja in projekt till blivande kunder. Det handlar naturligtvis främst om att ta fram specifikationer och lösningsförslag till offerter, men även lite mer spännande utmaningar. Att förstå kundens problem och hitta den bästa lösningen är inte alltid så enkelt, och sen ska man dessutom övertyga kunden om lösningens förträfflighet.
På vilka sätt kan man bäst som projektledare stöda säljarna i sin vardag?
Under den helgen har jag lagt ganska mycket tid åt att försöka lista ut varför det går som det går med våra projekt. Varför går det så dåligt trots hårt och välstrukturerat arbete? Jag har kommit på några problemområden för mig som projektledare:
Problem med processen
Jag har tagit fram en projektmodell som vi använder. Tyvärr är den inte alls så smidig, och det är oklart om den hjälper eller stjälper. Projektstyrningsprocessen måste förbättras på två punkter. Dels måste modellen bli mer lättarbetad, dels måste vi lära oss jobba enligt den.
Oklar roll
Jag vet inte inte riktigt vad som förväntas av mig, och mina medarbetare och kollegor vet inte heller det. Från min projektledarkurs har jag en klar bild om vad en projektledare ska göra, men min chef verkar ha lite andra idéer.
Saknar stöd
Ofta känner jag att jag är ute på lite djupt vatten, och då finns det ingen riktigt att vända sig till. Jag är den ende projektledaren på företaget, och egentligen den förste. Det finns ingen styrgrupp att vända sig till, vilket naturligtvis leder till andra problem också. Min chef har sina egna problem, men även om han hade tid och lust så hade han nog inte kunnat hjälpa mig ändå.
Svag kommunikation
Vi kommunicerar dåligt i projekten, vilket bland annat leder till oklara specar. Eftersom vi inte vet vad kunden vill ha eller förväntar sig är det svårt att få leveranserna godkända och vi får göra en massa extra jobb.
Jag har uppenbarligen en hel del att ta tag i framöver.
Det blir bara värre och värre. Ännu en vecka av hårt arbete har lett oss ingenstans. Modellen jag tagit fram har inte hjälpt alls, snarare tvärt om. Vi jobbar häcken av oss men kunderna blir ändå inte nöjda.
Just nu känns det väldigt motigt. Jag vet inte hur vi ska ta oss ur den här gropen vi gräver åt oss själva.
I vår projektmodell, och många andra, har styrgruppen en mycket viktig roll. Styrgruppen, eller beställaren som vi kallar det, ansvarar för att projektet är affärsmässigt och passar i företagets allmänna planer.
Problemet vi får med kundprojekt är att enda motivet till projektet är att tjäna pengar, vilket gör beställarens roll minimal. Det finns inga mål att följa upp och eftersom den kortsiktiga intäkten är det enda resultatet av projektet så finns det ingen anledning för beställaren att engagera sig.
Eller är det tvärt om, vi tar alla kundprojekt med snabba intäkter eftersom ingen bryr sig om nåt annat?
Nu har vi använt vår nya modell ett tag och det har inte funkat jättebra. För de småprojekt vi jobbat med hittills har det varit mycket jobb med dokumentation som känns helt meningslös.
Jag tror att problemet är tudelat. Dels är projekten för små, egentligen inte projekt alls, för att det ska vara mening att dokumentera så omfattande som modellen föreskriver. Dels finns det en stor ovana på företaget att jobba enligt en väldefinierad process och dokumentera och planera arbetet tydligt. Omställningen gör att allt känns krångligt.
Jag har funderat en del på en mer lättviktig version av modellen, som skulle passa bättre för småprojekt. Kan tänka mig att det kan bli krångligt att utveckla och underhålla två modeller dock.
Street clock in Globe, Arizona, USA av Bernard Gagnon
Det har märkts en tydlig attityd förändring på kontoret de senaste dagarna. Det började försiktigt, knappt märkbart, men nu går det inte att ungå. Stämningen är pressad och folk är frustrerade, vi sliter med småprojekten, men kommer inte framåt.
Projekten är så löst och luddigt specificerade att vi inte alls jobbar effektivt. I nåt projekt kommer vi helt enkelt inte närmare målet för vi vet inte vad det är, i ett annat gjorde vi något annat än vad kunden väntade sig. De dåliga specarna gör att alla projekt verkar gå som på räls fram till leveransdags, då får vi göra om och lägga till för göra kunden nöjd. Det innebär också att de projekt jag tänkt låta bli att engagera mig fullt i, eftersom de ändå var så nära avslut, drar ut på tiden och att jag måste styra upp dem. Suck!
Med tanke på det klena resultat vi får ut av allt arbete vi lägger ner är det inte konstigt om humöret sviktar. Vad göra?
Idag presenterade jag mitt utkast till projektmodell för vår VD och resten av ledningsgruppen. Vi är inte ett stort företag men det känns ändå som en viktig milstolpe passerats när modellen fick godkänt. Tyvärr verkade ingen riktigt intresserad av detaljerna i modellen. Den allmänna inställningen var snarare att ”Gör som du vill bara du levererar.” Jag trivs visserligen med frihet under ansvar, men det blir lite konstigt att ena stunden lägga tid och resurser på en ny projektmodell men sedan inte intressera sig för resultatet.
Ytterligare ett problem är att min modell, precis som alla andra modeller jag sett, bygger på engagemang uppifrån. Utan en styrgrupp som med en beställning ger projektet legitimitet så kan man få problem att få de resurser man behöver. Dessutom behövs nån som ser till att projektet fortfarande är relevant för företaget och att det är affärsmässigt rätt. Är det inte det måste det avbrytas och sådana beslut måste komma uppifrån.
En kort statusrapport från småprojekten vi jobbar med nu. Allt rullar på enligt förväntningarna, teamet jobbar på riktigt bra. Visst finns det fortfarande en hel del oklarheter, men de reder vi ut på löpande band!
Idag visade jag upp min projektmodell för utvecklarna, de som kommer behöva jobba under den. I allmänhet mottogs den väl, jag tror att det finns ett uppdämt behov av struktur och ordning. Det är dock en stor omställning, från i princip ingen struktur alls till massor av dokument och specifikationer att följa. Men mitt ansvar som projektledare är ju att förenkla för utvecklarna så mycket som möjligt, så jag tror inte det ska bli nåt problem.
Vi har några småprojekt igång på företaget, projekt som jag ska ta över ansvaret för.
Utöver ovanstående finns det en del projekt på väg in, men innan jag ger mig i kast med dem vill jag lära mig så mycket som möjligt av de som är igång, de som faktiskt måste avslutas.
© 2024 Projektledarn · Drivs stolt med WordPress & Green Park 2 av Cordobo.
Validerad XHTML 1.0 Transitional | Validerad CSS 3
